Das E-Mail-Problem von Schulen lösen – in 3 Schritten

Lehrpersonen erhalten an vielen Schulen in einem Ausmaß E-Mails, dass ihre Lektüre und Bearbeitung zu einer Belastung geworden ist. Drei Schritte können helfen, das Problem einzudämmen. (Ich habe vor sieben Jahren schon darüber geschrieben, viel hat sich nicht verändert.)

Der Schulleitung-Newsletter
Lehrpersonen wie auch die Schulleitung schreiben keine Mails ans ganze Kollegium mehr. Alle Informationen, welche die ganze Schule betreffen, werden gesammelt und einmal pro Woche über einen Newsletter verschickt.
Wer sich nicht daran hält, wird ermahnt. Die Regel muss eingeführt, aber auch durchgesetzt werden.
Vorgänge automatisieren
Regelmäßige Abläufe wie Absenzenerfassung, Notenerhebung, Raumreservationen, Vertretungen etc. müssen in Tools automatisiert werden. Sie sollten nur in Ausnahmen zu Mails führen, sondern in der Regel zu sauber abgelegten Daten, die alle dann beziehen können, wenn sie für sie relevant sind.
Kollaborative Dokumente sind ebenfalls gute Mittel, um Zusammenarbeit ohne E-Mails möglich zu machen. Auch Lernmanagementsysteme erlauben, Informationen so zu hinterlegen, dass sie abgerufen werden können, statt über eine Push-E-Mail mitgeteilt zu werden.
Bessere E-Mails schreiben
Gute E-Mails sind
a) kurz (three.sentenc.es)
b) nur an die Personen adressiert, die davon betroffen sind
c) auch im CC, dort stehen nicht Menschen, die einfach zugucken sollen, sondern wirklich Betroffene
d) hilfreich, d.h. alle Arbeit ist erledigt, die vor der Mail erledigt werden kann (perfid sind Mails, die geschrieben werden, um anderen Arbeit zu übergeben, die man selbst machen könnte)
e) konkret, d.h. es ist denen, welche die Mails bekommen, klar, welche Art von Reaktion erwartet wird.

Bild: Dall-E 2, »an illustration of a person reading e-mail, digital art«

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December 4, 2022 at 11:05PM