DSGVO: 5 Tipps für einen besseren Datenschutz in privaten E-Mails

Die meisten Nutzer verbinden mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vor allem nervige Cookie-Banner. Die EU-Regelung deckt allerdings sehr viele Bereiche ab und auch bei der alltäglichen Nutzung der klassischen E-Mail gibt es einiges zu beachten.

Allerdings zeigt eine genaue Betrachtung, dass den Anwendern hier nicht plötzlich ein Verhalten aufgezwungen wird, bei dem man viele Dinge lernen muss, mit denen man bisher gar nichts zu tun hatte. Vielmehr gehören viele Maßnahmen, die im Sinne der DSGVO sind, ohnehin zu einem freundlichen Umgang untereinander.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt vor allem einige klare Anforderungen an den Umgang mit persönlichen Daten, auch im Rahmen der privaten E-Mail-Nutzung. Wer sich gesetzeskonform verhalten möchte, sollte folgende Punkte beachten.

Inhaltsverzeichnis:

Datensparsamkeit: Weniger ist mehr

Versenden Sie nur die notwendigsten personenbezogenen Daten per E-Mail. Sen­sib­le Informationen sollten in der elektronischen Post vermieden oder ver­schlüs­selt übertragen werden. Denn normale E-Mails sind wie Postkarten: Ihr Inhalt kann von jedem, der unterwegs Zugriff erlangen kann, eingesehen werden.

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Verschlüsselung: S/MIME oder PGP

Nutzen Sie Verschlüsselungstechniken wie S/MIME oder PGP (Pretty Good Privacy), um die Inhalte Ihrer E-Mails vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Dies gilt besonders, wenn Sie vertrauliche Informationen wie Adressen, Bankdaten oder andere persönliche Details austauschen. Unter anderem zeigt Microsoft auf seinen Hilfeseiten, wie die Verschlüsselung in Outlook aktiviert wird.

BCC und Empfängerkreise bewusst wählen

Achten Sie darauf, E-Mails nur an die vorgesehenen Empfänger zu senden. Überprüfen Sie die Empfängeradressen vor dem Versand, um ungewollte Weiterleitungen zu vermeiden. Da E-Mail-Adressen als personenbezogene Daten gelten, sollte bei mehreren Empfängern unbedingt die Möglichkeit des BCC-Feldes genutzt werden, wodurch die Adressen Dritter verborgen bleiben.

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Datenschutzrechtliche Einwilligung

Wenn Sie Daten Dritter (z.B. Fotos, Kontaktdaten) weitergeben möchten, holen Sie vorher deren ausdrückliche Einwilligung ein. Dies gilt auch für die Weiterleitung von E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten.

Aufbewahrung und Löschung

Bewahren Sie E-Mails mit personenbezogenen Daten nicht länger auf als nötig und löschen Sie diese regelmäßig – auch der Papierkorb des E-Mail-Clients muss dafür immer wieder mal geleert werden. Achten Sie auch darauf, dass Ihre E-Mails nicht unbeabsichtigt auf ungesicherten Geräten gespeichert werden.
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Wenn diese Grundregeln befolgt werden, ist sichergestellt, dass auch privaten E-Mail-Korrespondenzen datenschutzkonform und sicher gestaltet sind. So vermeidet man nicht nur Konflikte mit dem Gesetz, sondern schafft noch etwas viel Wichtigeres: Man stößt Freunden oder Kollegen nicht vor den Kopf, weil deren private Daten unkontrolliert in die Welt abfließen.

Wie geht ihr vor, um für einen ausreichenden Datenschutz in privaten E-Mails zu sorgen? Sagt es uns gerne in den Kommentaren.
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